Die E-Rechnung kommt!
Mit der DOCBOX® sind Sie für den Empfang vorbereitet
Die elektronische Rechnung
Ab 2025 wird die E-Rechnung für steuerpflichtige Umsätze zwischen Unternehmen verpflichtend. Die entsprechenden umsatzsteuerrechtlichen Regelungen wurden im März 2024 mit dem Wachstumschancengesetz beschlossen.
Die E-Rechnung gemäß EN 16931 ist eine elektronische Rechnung, die in einem strukturierten Datensatz erstellt, übermittelt oder empfangen wird und elektronisch weiterverarbeitet werden kann. Das ermöglicht einen nahtlosen digitalen Ablauf der Rechnungserstellung. Eine Rechnung im PDF-Format erfüllt diese Voraussetzung nicht.
Warum ist PDF keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung?
Unter den Begriff der “sonstigen Rechnung” fallen zukünftig alle Rechnungen, die keine strukturierte Daten enthalten Papierrechnungen, aber auch Rechnungen, die als reine Bilddateien (PDF, TIFF, JPG etc. übermittelt werden).
Eine per E-Mail versandte PDF-Rechnung gilt demnach ab 2025 nicht mehr als elektronische Rechnung!
Eine PDF-Rechnung wird zwar in einem digitalen Format erstellt, übermittelt und empfangen. Es handelt sich jedoch um eine rein bildlich dargestellte Rechnung, die keine strukturierte Daten enthält und daher nicht automatisiert elektronisch weiterverarbeitet werden kann.
Welche Unterschiede gibt es in den E-Rechnungs-Formaten?
Die XRechnung ist eine XML-Datei ohne visuelle Komponenten. Da die XRechnung kein Bild der Rechnung enthält, müssen die Inhalte für den Anwender visualisiert werden. Das Hybridformat ZUGFeRD ab Version 2.x besteht aus der Sichtkomponente (PDF-Datei) und dem strukturierten Datensatz, der XML-Datei.
Was gilt für den Rechnungsempfänger?
Der Empfang der E-Rechnung ist von allen Unternehmen einzurichten!
Anders als bisher, können inländische Unternehmen den Empfang von elektronischen Rechnungen ab 1.1.2025 nicht mehr verweigern, sondern müssen in der Lage sein, diese nach den neuen Vorgaben empfangen und verarbeiten zu können. Stattdessen ist jetzt eine Zustimmung des Empfängers bei Rechnungen erforderlich, die nicht den neuen Vorgaben entsprechen beziehungsweise in den Fällen, in denen keine E-Rechnungspflicht besteht.
Auch Unternehmen mit ausschließlich Privatkunden oder Kleinunternehmer ohne Ausweis der Umsatzsteuer auf der Rechnung sollten dringend prüfen, ob zum Jahreswechsel 2024 / 2025 zumindest der Empfang der E-Rechnung ermöglicht werden kann, zum Beispiel weil deren Lieferanten ab diesem Zeitpunkt E-Rechnungen versenden möchten.
Wie wird die E-Rechnung zukünftig zugestellt?
Aktuell enthält die neue gesetzliche Regelung keine Vorgaben zum Übermittlungsweg von elektronischen Rechnungen. Für den Empfang einer elektronischen Rechnung dürfte daher ein E-Mail-Postfach ausreichen.
Wie unterstützt Sie zukünftig die DOCBOX® beim Empfang von E-Rechnungen?
- E-Rechnungen werden automatisch von einer zentralen E-Mail-Adresse, z.B. e-rechnung@meinefirma.de durch die DOCBOX® abgerufen
- Automatische und revisionssichere Archivierung
- XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen werden visualisiert für den Anwender aufbereitet
- Strukturierte Daten werden als META-Daten dargestellt
- Unterstützung von digitalen Workflows, z.B. Freigabeprozess
- Weitergabe an Finanzbuchhaltung möglich (z.B. DATEV, Addison etc).
- Unterstützung von DOCBOX® Inhouse und Cloud
Für die Umsetzung ist die DOCBOX® 8.0 oder höher und kostenpflichtige Zusatzmodule notwendig (verfügbar in Q4/2024). Wir beraten Sie gerne.
DocBox® Professional
Das Dokumentenmanagementsystem, das rundum begeistert
DOCBOX® überzeugt vom ersten Moment an als umfassendes und benutzerfreundliches Dokumentenmanagementsystem (DMS), das sich auf nahezu jedes Bedürfnis anpassen lässt. Mit DOCBOX organisieren, verwalten und archivieren Sie Ihre Dokumente effizient organisieren, verwalten und archivieren. Die Software ermöglicht eine nahtlose Zusammenarbeit, indem sie mehrere Benutzer gleichzeitig auf Dokumente zugreifen und daran arbeiten lässt. Zudem unterstützt DOCBOX® die automatisierte Erfassung und Indexierung von Dokumenten, was Zeit und Aufwand spart. Durch die Versionierungsfunktion lassen sich Änderungen im Detail verfolgen und ältere Versionen problemlos wiederherstellen. Darüber hinaus gewährleistet DOCBOX die Sicherheit sensibler Informationen durch Zugriffsrechte bzw. Verschlüsselung und bietet eine einfache Volltextsuche nach Dokumenten und Metadaten, wodurch die Produktivität noch weiter steigt. So profitieren Sie mit DOCBOX® von einer leistungsstarken Lösung für das Dokumentenmanagement.
Effiziente Digitalisierung Ihrer Dokumente
Vorteile durch die DOCBOX®
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Dokumentenmanagement nach Ihren Vorgaben
Digitalisierung auf höchstem Niveau
Digitale Akten
Schluss mit dem lästigen Ordner schleppen - erleichtern Sie sich Ihre Arbeit. Greifen Sie von überall und zu jeder Zeit auf Ihre Dokumente zu, ohne mühsames Suchen und Blättern durch Ordner. Die DOCBOX® bietet Ihnen eine sichere Aufbewahrungsmöglichkeit für Ihre Dokumente, die nicht nur die Effizienz Ihrer Arbeit steigert, sondern auch Kosten und Unternehmensrisiken senkt.
Elektronische Archivierung
Die elektronische Archivierung und Digitalisierung ermöglichen eine effiziente Organisation und schnelle Verfügbarkeit von Dokumenten. Mit wenigen Klicks können Informationen gefunden, geteilt und bearbeitet werden. Die elektronische Archivierung spart Zeit, Platz und schont die Umwelt – ein echter Fortschritt in der modernen Welt.
Integration in Ihre Netzwerke
Kontaktieren Sie uns, damit unsere Servicetechniker die DOCBOX® gemäß Ihren Anforderungen maßgeschneidert konfigurieren können. Die Integration der DOCBOX® erfolgt dann entweder vor Ort bei Ihnen oder auch über eines unserer leistungsstarken Fernwartungssysteme.
Weitere Features
So geht modernes Management
DOCBOX® bietet als gut durchdachtes, praxisbewährtes Dokumentenmanagementsystem unzählige Vorteile, um nahezu alle Dokumentationsprozesse zu erleichtern und zu optimieren. Im Folgenden noch einige Features im Überblick:
E-Mail Archiv
Entlasten Sie Ihren Mailserver und stellen Sie Informationen zu Ihren Geschäftsprozessen allen Mitarbeitern einer Abteilung zur Verfügung. Rechtskonforme Archivierung aller geschäftlichen E-Mails.
Dokumenten-Management
Elektronisches Dokumenten-Management ist ein komplexes System, mit dem Sie alle Dokumente, wie Rechnungen, Schriftwechsel, Verträge, Dateien und vieles mehr in wertvolle Ressourcen umwandeln und das Ihnen gleichzeitig hohe Sicherheit und Transparenz in Ihre Geschäftsprozesse bringt.
Digitaler Rechnungsworkflow
Zeitersparnis und deutliche Kostenreduzierung dank schneller Durchlaufzeiten und digitaler Prüfung von Rechnungen. Einhaltung von Skontofristen und rechtskonforme Archivierung.
Immer voll einsatzfähig sein!
Wir machen es möglich. Nutzen Sie die Gelegenheit und lassen Sie sich beraten. Wir optimieren Ihre Geschäftsprozesse, sichern die Kontinuität Ihres täglichen Worklflows im Hintergrund, sparen Ihnen Kosten und bleiben zu 100% transparent. Mit der DOCBOX® haben Sie Ihre gesamten Dokumente unter Kontrolle. So bleiben Ihre Mitarbeiter produktiv und Ihre IT-Abteilung wird durch die Automatisierung entlastet.
Ihr Ansprechpartner im Thema Digitalisierung – DOCBOX®
Björn Laitenberger
Position: Leiter Digitale Geschäftsprozesse
Telefon: +49 7254 9595970 | E-Mail: Bjoern.Laitenberger@bbt-technik.de
Sandra Schatz
Position: Vertrieb Dokumentenmanagement
Telefon: +49 7254 959597 41 | E-Mail: Sandra.Schatz@bbt-technik.de
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Wir freuen uns auf Ihre Anfrage für die DocBox
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